Liiketoiminnan ilmiöitä ja tiedolla johtamista käytännön havaintojen kautta.
Yritysjohdossa seurataan toteutuneita lukuja suhteessa budjettiin, ennusteeseen ja tavoitteisiin. Niiden rinnalla kannattaa pysähtyä säännöllisesti pohtimaan: Mitä meidän toiminnassamme on muuttunut viimeisen kolmen kuukauden aikana, jonka merkitystä emme vielä ymmärrä?
Kaikki liiketoiminnan muutokset eivät näy heti tärkeimmissä tulosmittareissa. Ensimmäiset merkit voivat näkyä yksittäisissä luvuissa niin pieninä, ettei niihin vielä kiinnitetä erityistä huomiota.
Otetaan esimerkiksi pk-yritys, joka myy varaosia teollisuuslaitteille. Liikevaihto pysyy koko kevään suunnilleen normaalilla tasolla. Samaan aikaan asiakkaiden keskimääräinen tilausväli pitenee 30 päivästä 38 päivään ja keskimääräinen tilauskoko kasvaa 12 prosenttia. Kuukausitasolla myynti näyttää edelleen normaalilta.
Tilauskäyttäytymisessä on kuitenkin tapahtunut muutos. Asiakkaat tilaavat harvemmin ja tekevät kerralla suurempia ostoja. Suuremmat tilaukset pitävät liikevaihtoa ennallaan, joten muutos ei vielä näy myynnin kokonaisluvussa. Jos sama kehitys jatkuu useita kuukausia, sen vaikutus voi näkyä liikevaihdossa vasta myöhemmin.
Siksi pelkkä liikevaihdon seuranta ei tässä tilanteessa kerro, että asiakkaiden tapa ostaa on jo muuttunut.
Mitä liiketoiminnasta pitäisi pystyä näkemään?
Hyvä liiketoiminnan tilannekuva kertoo nykytilanteen lisäksi siitä, mihin suuntaan toiminta on kehittymässä. Johdon pitäisi pystyä näkemään, mikä on muuttunut, kuinka pitkään kehitys on jatkunut ja näkyykö sama muutos myös muualla liiketoiminnassa.
Yksittäinen poikkeama ei vielä kerro kovin paljon. Jos asiakkaiden tilausväli pitenee kuukausi kuukaudelta ja samalla ostamisen tapa muuttuu, asiaa on syytä tarkastella tarkemmin. Yhden kuukauden poikkeaman sijaan kiinnostavaa on silloin se, jatkuuko muutos ja missä muualla se alkaa näkyä.
Tällaiseen muutokseen pitäisi päästä kiinni silloin, kun sen vaikutukset ovat vielä muodostumassa.
Kuinka aikaisin muutos pitäisi huomata?
Tähän ei ole yhtä oikeaa aikarajaa. Käytännöllisempi kysymys on: ehtiikö havainnon perusteella vielä toimia?
Jos asiakaspoistuma huomataan vasta vuosikatsauksessa, syitä päästään selvittämään vasta tapahtuneen jälkeen. Jos asiakkaan tilaustiheydessä tai yhteydenotoissa näkyvä muutos huomataan aikaisemmin, myynnillä on vielä mahdollisuus selvittää, mitä asiakkuudessa on tapahtumassa.
Sama ajatus pätee esimerkiksi kannattavuuteen. Kun vaikutus näkyy jo lopullisessa tuloksessa, osa siihen johtaneista päätöksistä ja tapahtumista on historiaa. Aikaisemmin havaittu kehityssuunta antaa mahdollisuuden selvittää syytä silloin, kun toimintaa voidaan vielä muuttaa.
Varhaisen havainnon arvo ei synny siitä, kuinka monta päivää aikaisemmin muutos huomataan. Arvo syntyy siitä, kuinka paljon yritykselle jää aikaa ymmärtää tilannetta ja toimia sen perusteella.
Miten muutokset saadaan näkyviin ajoissa?
Muutoksen havaitseminen ajoissa edellyttää, että toisiinsa liittyviä liiketoiminnan tietoja voidaan tarkastella yhdessä. Jos tilausväliä, tilauskokoa ja liikevaihtoa seurataan erillään, niiden yhteinen kehityssuunta voi jäädä huomaamatta. Kun tiedot ovat samassa tilannekuvassa, voidaan nähdä, miten yhden asian muutos näkyy muualla liiketoiminnassa.
Vision Oivallus kokoaa yrityksen eri järjestelmissä olevaa liiketoimintatietoa yhteiseen näkymään. Esimerkiksi myynnin kehitystä voidaan tarkastella suhteessa talouden tai tuotannon tietoihin. Näin samoja asioita voidaan seurata yhdessä sen sijaan, että kokonaisuutta joudutaan muodostamaan eri järjestelmistä ja raporteista.
Oivalluksen rinnalla Möyhy auttaa nostamaan tiedosta havaintoja, joita kannattaa tarkastella lähemmin. Möyhyn rooliin ja tekoälyn mahdollisuuksiin liiketoimintatiedon analysoinnissa palaamme Vision Insights -sarjassa myöhemmin.
Kun muutoksen suunta tulee näkyviin ajoissa, johdolle jää enemmän aikaa ymmärtää, mitä liiketoiminnassa on tapahtumassa ja päättää, miten tilanteeseen kannattaa reagoida.
Jarkko Vepsäläinen
kasvujohtaja, Documtec Oy
Artikkeli pohjautuu Jarkko Vepsäläisen kokemuksiin ja havaintoihin liiketoimintatiedon hyödyntämisestä.
Vision Insights -artikkelisarjassa pureudumme liiketoiminnan ilmiöihin ja tiedolla johtamiseen käytännön havaintojen kautta.