Kun uusia viestinnän ja tiedonhallinnan palveluja – teamseja, meetseja, zoomeja ja muita koronakevään suosikkeja – otetaan pikavauhtia käyttöön yrityksissä isoa kuvaa miettimättä, syntyy usein enemmän kaaosta ja sekaannusta kuin kaivattua helpotusta arkeen. Vältät turhan säädön, kun käytät kumppania apuna aloitusvaiheessa tai maltat itse pohtia hetken kolmea yksinkertaista kysymystä.
Poikkeusoloihin siirtyminen pakotti yritykset ja organisaatiot ottamaan nopeasti käyttöön uusia sovelluksia, jotta työnteon jatkuminen saatiin turvattua kotitoimistoissa. Yksi hankituimmista palveluista on videoneuvottelut ja pikaviestikeskustelut mahdollistava Microsoft Teams.
Fyysisesti eristäytyneessä arjessa on kova juttu, kun voit puhua ihmisten kanssa ja näet jopa heidän kasvonsa. Teams ei silti itsessään riitä etätyön ratkaisuksi, saati pelastamaan monitoimipaikkaiseksi muuttunutta yritystä viestinnän ja tiedonhallinnan kaaostilaan ajautumiselta.
Ehkä oletkin havainnut uuden sovelluksen aiheuttaneen jopa häiriöitä työn tekemiseen tai tiedon yhteiskäytössä ja tallessa pysymiseen? Eli sukulaismiehen sanontaa lainatakseni, palvelusta on ollut enemmän apua kuin hyötyä toiminnan tehokkuuden kannalta.
Näin käy helposti, jos Teamsin tai muun sinänsä hyödyllisen sovelluksen käyttöönottovaiheessa ei pysähdytä miettimään, miten sitä käytetään yrityksessä ja mikä sen rooli on osana viestinnän ja tiedonhallinnan kokonaisuutta.
Silloin rakennetaan taloa lauta kerrallaan sommitellen ilman rakennuspiirustuksia.
Tyypillisesti tilanteeseen päädytään, kun uusi palvelu ostetaan “kylmänä” eli pelkkänä lisenssinä, jolloin yrityksen toiminnan tarkastelun kautta luotu kustomoitu käyttöönottosuunnitelma jää tekemättä.
Mikä Microsoft Teams on ja mihin kaikkeen se taipuu?
Etäpalaverit ovat vain pieni osa toimintoja, joita Teamsilla voi hoitaa. Osana toimivaa Microsoft 365 -kokonaisuutta teet sillä käsittämättömän paljon ja tehokkaasti asioita.
Microsoft Teams on luotu yritysten viestinnän ja yhteistyön keskukseksi, josta työtiimien jäsenet löytävät yhteisestä jaetusta työskentelytilasta kaikki tarvittavat tiedostot, sovellukset, keskustelut ja kokoukset.
Microsoft 365 -toimintoihin kytketty Teams vastaa loistavasti päätelaitteesta ja sijainnista riippumattomaan tiedonhallinnan tarpeeseen. Tarkoittaa siis sitä, että työnteko onnistuu ja tärkeä tieto on saatavilla niin kotona kuin töissä, tietokoneella ja mobiililaitteella.
Teamsia fiksusti hyödyntämällä asiat pysyvät sisäisesti hallinnassa: viestit koko tiimille kerralla, eikä kenellekään tule sähköpostiähkyä. Liidien hallintaankin saadaan helposti Planner-integraatiolla uutta ryhtiä, kun myyntiputkeen syntyy suoraan tehtäviä, jotka etenevät tekijältä toiselle.
Niin erinomainen sovellus kuin Microsoft Teams onkin, pelkkä lisenssi on silti vain tyhjä alustaratkaisu vailla ymmärrystä yrityksesi toimintatavoista.
Onnistuaksesi tarvitset edes karkean käyttöönottosuunnitelman, jossa tiedon syntymisen, käytön ja tallennuksen prosesseja on mietitty kokonaisuuden kannalta ja työntekijäryhmittäin.
Miten teen suunnitelman Microsoft Teamsin käyttöönottoon?
Kun uutta viestinnän tai tiedonhallinnan sovellusta otetaan käyttöön, on ensin syytä pohtia, mihin toimintoon yrityksessä palvelu tuo isommassa kuvassa apua.
Miten siis palvelu toimii osana kokonaisuutta, ja kuinka saamme yrityksesi toimimaan paremmin ja tuottavammin sitä hyödyntäen. Kun teemme Documtecilla asiakkaillemme Microsoft Teams -palvelulle liiketoimintakeskeisen käyttöönottosuunnitelman, mallinnamme yrityksen tiedonhallinnan, viestinnän ja yhteistyön prosessit Microsoft 365 -työkaluja hyödyntäen.
Prosessi-sanan kuuleminen saa monelta hanskat tipahtamaan lattiaan, mutta pohjimmiltaan niiden kehittämisessä on kyse hyvin arkisesta toiminnan tarkastelusta ja yhteisten tapojen näkyväksi tekemisestä.
Kun prosesseja on viety ainakin viestinnällisestä näkökulmasta Teamsiin, se viestii automaattisesti ihmisille, jotka tietoa tarvitsevat.
Kun siis alat suunnitella uuden sovelluksen käyttöä, selvitä ensin, mitä toimintoja yrityksessäsi on ja miten niitä tuotetaan. Uskalla myös olla kriittinen, jos näet osan toiminnoista olevan vanhentuneita tai päällekkäisiä.
Jos lähdet liikkeelle omin voimin, pohdi Microsoft Teamsin kohdalla ensin näitä kolmea asiaa:
1. Mieti, miten tieto kulkee yrityksessäsi, minne tietoa tallennetaan tällä hetkellä sekä mitkä toiminnot tuottavat tietoa minnekin.
2. Selvitä, millaista työyhteisösi eri tiimeissä työskentelevien ihmisten vuorovaikutus on toisiinsa nähden. Mitä tietoa ihmiset tarvitsevat työnsä tuottamiseen ja keneltä – eli mikä on toisen output ja mikä toisen input.
3. Muodosta omaan yritykseesi sopivat toiminnalliset tiimit Teamsiin ja mietin niille toimintoina kanavat. Esim. taloushallinnon tiimille voi perustaa kanavat osto- ja myyntireskontralle, asiakkuuksien ja tilausten hallintaan.
– Jarkko Vepsäläinen / Documtec Oy
Onko sinulla kysyttävää Microsoft Teamsista tai kaipaatko apua Microsoft 365 -palveluiden käyttöönotossa?